坦桑尼亚某项目合同索赔案例分析
2017-03-31
在现汇项目的管理过程中，合同管理至关重要，而索赔又是合同管理的重要环节。分析和总结既有的索赔案例对于项目管理有重要的借鉴意义。本文以坦桑尼亚某项目为案例，重点分析讨论索赔事件的确立过程和逻辑以及合同各相关方在索赔过程中的博弈。本项目为新建桥梁项目，桥梁全长135米，采用钻孔桩基础结构，桥墩桥台为钢筋混凝土结构，梁部结构为钢梁，桥面为钢筋混凝土面板、沥青混凝土面层。原合同工期为15个月，缺陷责任期365天。合同文本一般条款来源于87版FIDIC。
项目合同工期延长索赔
一、承包商所提出的工期延长索赔事项
1.施工现场石油管道的移除问题
该项目采用钻孔桩基础结构，而在桩基及路基位置，有石油管道通过，在进行桩基和路基施工前，势必要对改管道进行迁移。在合同签署后一个月，业主、承包商以及石油公司相关人员进行了现场考察，石油公司答应及时迁移管道。但在实际操作过程中，石油公司迟迟不作为。监理和业主先是给予口头通知，指示承包商在管道迁移前不得在管道附近进行任何施工活动，后又多次在信函及月例会会议纪要中以书面形式明确暂停施工的指示。承包商意识到该事项可能会对工期造成影响，于是在合同签署一个多月后向监理和业主递交了信函。
承包商在信函中明确表示，根据合同第21.1条关于承包商现场占有权的规定，承包商认为，该事项可能会构成索赔事项，催促石油管道迁移工作。此封信函在日后的正式工期索赔过程中被认为是承包商履行了其给予预警通知的义务。同时，在此后的时间里，承包商就该事项先后分12次向监理和业主致函，阐述该事项进展并强调已造成工期延长的事实，并进行工期延长的索赔。
2.试验桩工作荷载问题
根据招标文件及合同要求，该项目试验桩工作荷载为100t，但在项目实施过程中，监理和业主前后四次更改该承载力大小。在合同签订半年后，监理致函确认，试验桩单桩工作荷载为3,442KN，最大试验荷载为1.5倍的工作荷载，即5,163KN，并给予指示进行试验桩施工。多次致函后，根据合同第44.1（c）条的规定，承包商认为该事项已造成工期延误，并就此事项进行工期延长索赔。
3.钢梁图纸延期交付事项
本项目梁部结构为钢梁，承包商审核图后发现，业主所提供的钢梁图纸中，同一部件的长、宽、高等要求在不同文件中相互矛盾，且出现此类错误的部件数量众多。同时，钢梁部分重要连接部位的图纸缺失。发现以上问题后，承包商在第一时间向监理和业主致函要求对错误信息进行澄清并提供缺失部分的图纸。但业主迟迟未就此事做出回复。同样，根据合同第44.1（c）条的规定，承包商认为该事项会造成工期延误，提请监理和业主注意，并在事件结束后第一时间提交了关于此事项的工期延长索赔报告。
二、监理和业主对于工期延长索赔的回复
根据第1和2事项，承包商索赔工期延长345天，根据第3事项，承包商索赔工期延长243天。监理和业主接受上述造成工期延长索赔的事项，但对具体的延长时间提出异议。
最后，各方达成一致，工期延长索赔时间的计算只能针对项目施工计划中的关键路径，如果所发生事项使关键路径的周期受到影响，则承包商享有工期延长的权利，反之则不能被视为构成工期延长。最终，针对事项1、2的最终工期延长批复为256天，针对事项3的最终工期延长批复为131天。
项目合同费用索赔
鉴于项目工期延长的事实，承包商认为因工期延长形成了相应的费用，并连同其他费用索赔事项一起，进行了合同费用索赔。
一、承包商所提出的合同费用索赔事项
1.材料成本投入增加
如前文所述，该项目原工期为15个月，总延长工期约为12.72个月。在项目的整个实施过程中，坦桑尼亚物价上涨，承包商购买项目主材的成本随之上升。
作为承包商，肯定要就该事项进行索赔，维护自己的利益。此类事项一般思路为按照价格调差的概念进行上报。然而，该项目招标文件和合同中均明确规定，本项目不适用价格调差。承包商认为，虽然原合同有这样的规定，但该规定是针对原合同15个月的工期，在原合同工期大幅度延长的事实情况下，根据合同第44.2条，业主应承担在施工延长期内的材料价格成本增加的风险，承包商有权利对额外增加的费用进行索赔。同时，为了规避原合同中不能进行价格调差的规定，在编制索赔报告时，承包商将索赔的依据和标题改为“材料成本投入增加”，但计算方法依然按照价格调差的形式进行，针对不同主材（包括：水泥、柴油、钢筋、结构钢、沥青等）采用不同的基准价格进行计算。如水泥、柴油、钢筋的基准价格采用原合同工期结束时的价格，结构钢的基准价格采用原BOQ报价中的价格，沥青的基准价格采用原合同中关于该项材料的报价。索赔的周期仅限于合同工期的延长期内。
2.所增加的间接费索赔
承包商认为，间接费用与项目工期有直接关系，且持续发生。由于项目工期延长，承包商间接费用随之增加，根据合同条款44.2条，承包商就此事项进行了费用索赔。
3.机械闲置费用索赔
承包商认为，在项目动员期结束后，承包商已按照合同动员所有设备到场，但由于石油管道的拆迁问题、桩基荷载问题、钢梁图纸等问题未能及时得到解决，承包商迟迟未得到开工指令，造成承包商设备闲置，根据合同第22.1及44.2条的规定，承包商就此事项进行了费用索赔。
4.钻孔桩障碍物导致的额外费用索赔
在钻孔桩实施的过程中，部分钻孔桩位置的现场地质条件与业主所提供的地质资料文件不相符，造成钻机钻头损坏，导致费用增加，承包商就此事项进行了额外费用索赔。
5.汇率差价导致的费用增加索赔
本合同币种为坦桑尼亚先令。承包商认为，用于项目的部分材料（如钢梁等）采购自中国，由于工期延长，承包商采购材料的时间与原合同工期不同，则同一材料在不同时期使用了不同的汇率，两个时期不同汇率之间的差额反应在具体的账单中，形成了承包商的额外费用。根据合同第44.2条的规定，承包商就此事项进行了索赔。
6.因以上索赔额产生的其他费用索赔
根据以上五项相加计算出承包商的索赔额，承包商有权对此索赔总额项下的承包商总部管理费、资金占用费、保险费用等进行索赔，承包商依据投标时的报价分析表，计算出以上三种费用的比例，然后用前五项的索赔总额乘以这一比例，得出第6项的索赔额。
二、监理对于合同费用索赔的回复
监理接受了承包商6项索赔中的其中四项，监理批复金额为承包商上报金额的73.51%。
监理基本支持第1、2、3项索赔，不支持第4、5项，监理支持第6项索赔，但计算的基数变为第1—3项的索赔总额。
三、业主对于合同费用索赔的回复
监理向业主上报了承包商的材料成本投入增加、间接费用、机械闲置以及由于以上三项所产生的其他费用的索赔共计四项内容。监理在报送业主的信函中明确表示，不支持承包商第4、5项索赔。
业主对于索赔的批复为，支持监理关于拒绝承包商第4、5项索赔的决定。同时，业主认为，有关机械设备闲置的索赔所采用的设备折旧办法在合同中无依据，业主不接受本项索赔。业主最后批复的可接受索赔金额为监理上报金额的86.27%。各方最后达成一致，认可业主的批复。本项目合同费用索赔最终批复额度达到项目原合同额的29.2%。
项目索赔经验总结
该项目索赔周期较长，从承包商第一次上报索赔报告到业主最终批复索赔金额，前后时间长达五年。在与监理和业主谈判以及索赔报告编制的过程中，我们认为有以下几个方面值得注意。
一、重视合同管理
合同管理是项目管理中的重要一个方面。合同管理从投标阶段就已经开始。对于合同条款以及将来实际施工过程中存在索赔可能性的各个方面，都应加以重视和有所准备。建议将项目管理的全过程记录也纳入合同管理，这些记录可采用工程日志的方式加以实现。在本项目的几个索赔事项中，工程日志在随后的索赔报告编制中起到了至关重要的作用，为索赔报告提供了极具说服力的佐证。
另一方面，承包商应仔细研读合同中对于承包商权利和义务的描述。以索赔为例，出现可能造成索赔的事件后，承包商有索赔的权力，但合同对承包商也有相应的义务上的要求。
比如，合同要求承包商在索赔事件发生后向监理和业主做出预警通知，合同中往往有对预警通知的时效性要求，且可能由于承包商未能按合同要求上报预警通知而不支持承包商的索赔要求。同时，对于任何事件，不论是否会成为索赔事件，承包商应统一建立资料管理体系，记录事件的具体进展情况。
二、重视项目资料的保存
在项目管理的过程中，长周期是常态，且可能出现工作交接等情况。因此，对于项目所有相关资料的保存应能达到独立于合同管理或资料管理负责人的标准，即在项目实施过程中如果出现相关人员变动不会引起项目资料的丢失。资料包括项目合同相关文件、施工日志、往来信函、会议纪要等。而这些资料都可作为合同管理和合同索赔的依据。
三、规范索赔报告的编制
不论是合同工期延长索赔还是合同费用索赔，索赔报告的编制极其重要，索赔报告的编制在某种程度上能决定索赔成功与否。以合同工期延长索赔为例，从编制索赔报告的经验来看，索赔报告应包含以下8个方面的内容，我们将其称之为合同工期索赔报告八要素。
1.描述事件
描述造成延误的事件所发生的时间、地点、事情经过等。
2.确定事件责任方
一旦明确所发生的事件造成了工期延误，在报告的第二部分，应明确事件发生的责任方。如果事件责任方是业主或属于不可抗力或属于极端天气条件等，承包商有工期延长索赔的权利，当然，这要根据具体的合同条款来确定。需要注意的是，如果事件责任方为承包商，则承包商应承担该事件的后果。
3.合同依据
在叙述完事件及明确事件责任方后，承包商应在索赔报告中指出合同文本支持承包商合同工期延长索赔的相关条款，明确工期延长索赔的合法性。在本项目中，索赔的合同依据主要集中在合同条款第22款和44款。
4.承包商在索赔事件出现后对合同义务的履行情况
一般情况下，合同在赋予承包商索赔权利的同时，对承包商提出了相关义务的要求。例如，要求承包商在一定时效内上报该事项、采取可能的措施防止事件恶化、记录事件发展的过程并定期上报所有相关资料。监理和业主往往将承包商的义务履行情况视为能否支持索赔的先决条件。如果承包商在索赔事件出现后未能履行其相关合同义务，则可能造成索赔的无效性。因此，在索赔报告中，承包商应对其在索赔事件出现后对其合同义务的履行情况进行阐述。
5.事件的成因及后果
在这部分内容中，承包商应避免单纯的将事件经过按照时间顺序进行简单的罗列，这样的方式从充分性的角度来讲是远远不够的。为了阐述和证明事件的成因及后果，承包商应依据事实将事件以故事的形式叙述出来，陈述事件的成因及对工程的影响。关于后果的陈述可以包括事件对已有计划工期的影响、可能影响的周期、对当下及将来施工方案的影响等等细节。
6.工期延误分析
就事件对工期的影响进行分析，阐述事件对承包商既有进度安排的影响。承包商可根据资料类型的不同，采用不同的分析方法。
7.索赔陈述
对于每一项索赔来讲，承包商在索赔报告中都应简明扼要地提出自己的索赔诉求。对于合同工期延长索赔来讲，应明确工期延长索赔的天数；对于费用索赔来讲，应明确费用索赔的金额。
8.证明材料
对于承包商提出的任何一项索赔，口说无凭，需要提供真实和强有力的证明材料，作为索赔的依据。证明材料可以包括合同条款、往来信函、会议纪要、现场指令、工程日志、现场照片、施工计划、进度报告、证人证言等等。证明材料对项目的合同和资料管理提出更高的要求。
作者单位：中铁七局集团有限公司海外公司
